Informationspolicy

Informationspolicy

Fastställd av Online Brands Nordic ABs styrelse vid styrelsemöte den 10 mars 2021.

1.    Allmänt 

Online Brands Nordic AB (”Bolaget”) är ett publikt bolag vars aktier är upptagna till handel på First North (”Handelsplatsen”). Bolaget ska följa de regler som gäller på Handelsplatsen, samt övriga tillämpliga lagar och förordningar som gäller publika aktiebolag i Sverige. Denna informationspolicy syftar till att säkerställa en god kvalité på såväl intern som extern information såväl att lagar, regler och avtal efterföljs.

Bolaget policy för kommunikation och information är utformad för att säkerställa att Bolaget har en god kvalitet i dessa avseenden. Policyn berör alla anställda i Bolaget och kan sammanfattas enligt följande:

Bolagets kommunikation ska vara korrekt och tydlig. Det ska vara lätt att hitta och erhålla information för anställda internt, externa intressenter samt för övriga berörda parter. Kvalitativ information, som aldrig får vara tvetydig eller vilseledande, skall vara en riktlinje för Bolaget. Oriktiga uppgifter får aldrig kommuniceras. Svårigheter och problem ska vara ordentligt belysta tillsammans med de åtgärder som vidtagits för att lösa dem.

Det är viktigt att den person som agerar som informatör finns tillgänglig på begäran. Kommunikationen från bolaget ska vara på svenska.

2.    Tillämpning

Informationspolicyn omfattar all extern kommunikation, inkluderande såväl hemsida, pressmeddelanden och finansiella rapporter som muntlig information vid möten/samtal med analytiker och investerare, intervjuer med media etc.

3.    Verktyg för kommunikation

Bolagets verktyg för extern kommunikation kan vara:

  • Pressmeddelanden
  • Delårsrapporter
  • Bokslutskommunikéer
  • Årsrapporter
  • Bolagets hemsida
  • Tryckt informationsmaterial
  • Elektroniskt presentationsmaterial
  • Svar på förfrågningar per telefon, e-post och fax
  • Analytikerkontakter och personliga kontakter

4.    Ansvar

Kommunikationsverksamheten är ett viktigt styrmedel och därmed ett ansvar för ledningen. Bolagets VD är ytterst ansvarig för när, hur och vilken information som får spridas av vem i organisationen.

Kommunikationsansvaret delas mellan olika personer i organisationen. Huvud-principen är att den person som bäst är lämpad att svara på en fråga också får ansvaret att göra så. Generellt gäller att:

Bolagets VD är talesman i företagsövergripande frågor, såsom ekonomisk ställning, affärsstrategier, marknads- och konkurrensbedömningar – kort sagt all information. Det innebär att VD ansvarar för bedömning och offentliggörande av insider-information.

I VD:s frånvaro ansvarar bolagets COO för extern informationsgivning, d v s COO övertar då VDs ansvar i stycket ovan.

Övriga medarbetare bör inte uttala sig annat än i allmänna termer och då om fakta och förhållanden som redan är känt externt.

Ägarfrågor hänvisas till styrelsens ordförande.

4.1. Dotterbolag

Dotterbolag ansvarar för information till kunderna, marknaden och allmänheten så länge informationen inte betraktas som insiderinformation för moderbolaget.

5.    Informationsskyldighet

5.1. Inledning

En grundförutsättning för oberoende analys av Bolagets verksamhet och värde är att samtliga intressenter ges möjlighet att ta del av samma information från Bolaget samtidigt. I enlighet med Marknadsmissbruksförordningen (förordning (EU) nr 596/2014 av den 16 april 2014 om marknadsmissbruk) och Handelsplatsens regler (Nasdaq First North Growth Market- Rulebook) måste Bolaget offentliggöra insider-information på ett icke diskriminerade vis. Offentliggörandet ska ske ”så snart som möjligt”.

Att bedöma vad som är insiderinformation får avgöras från fall till fall. Vid tveksamhet skall VD ta kontakt med Bolagets Certified Adviser eller Handelsplatsens bolagsövervakning för råd. Det är dock alltid Bolagets ansvar att bedöma och fatta beslut om vad som är insiderinformation.

Offentliggörandet av insiderinformation skall inte ta mer tid i anspråk än vad som krävs för att sammanställa och distribuera informationen. Detta kräver god planering från Bolagets sida, t ex att ett utkast till pressmeddelande föreligger beslut (bestämmelsen innebär dock inte att informationen t ex måste lämnas under pågående styrelsemöte).

Sker händelse utanför Bolagets kontroll skall Bolaget informera om händelsen så snart det är möjligt.

5.2. Definitionen av insiderinformation

Definitionen av vad som är insiderinformation enligt Artikel 7 MAR är enligt följande:

Information av specifik natur som inte har offentliggjorts, som direkt eller indirekt rör en eller flera emittenter och som, om den offentliggjordes, sannolikt skulle ha en väsentlig inverkan på priset på emittentens finansiella instrument.

Väsentlig inverkan definieras enligt följande:

Information som en förnuftig investerare sannolikt skulle utnyttja som en del av grunden för sitt investeringsbeslut.

5.3. Exempel på informationsplikt

Enligt Handelsplatsens regelverk får information som i inte oväsentlig grad är ägnad att påverka värderingen av Bolagets aktier inte lämnas på annat sätt än genom offentliggörande. Exempelvis föreligger informationsplikt i följande situationer:

  • Större order eller investeringsbeslut
  • Samarbetsavtal eller andra avtal av större betydelse
  • Större förvärv eller avyttringar av företag eller verksamheter
  • Förändringar i priser eller valutakurser av större betydelse
  • Större kredit- eller kundförluster
  • Nya Joint Ventures
  • Kännedom om eller uppgörelse i legala tvister
  • Finansiella svårigheter
  • Väsentliga myndighets- eller domstolsbeslut
  • Uppgörelser mellan aktieägare som kommer till bolagets kännedom och som kan påverka antalet röster eller överlåtbarheten i de finansiella instrumenten
  • Rykten och informationsläckor
  • Avtal om likviditetsgaranti
  • Information om dotterbolag och närstående bolag av större betydelse
  • Revisionsrapport innehållandes väsentlig information
  • Oväntade resultatförändringar eller finansiell position
  • Större förändringar i verksamhetsinriktning

Handelsplatsens regelverk innebär också att viss löpande information är obligatorisk att offentliggöra, detta gäller:

  • Transaktioner med närstående
  • Kallelse till bolagsstämma/årsstämma
  • Beslut på bolagsstämma/årsstämma
  • Förändringar i styrelse och byte av VD, ledande befattningshavare eller revisor.
  • Beslut om aktiebaserat incitamentsprogram
  • Beslut om emission/erbjudande till nyteckning av aktier eller andra finansiella instrument samt utfall av emission/erbjudande
  • Byte av marknadsplats för handel i bolagets aktie
  • Information som bedöms nödvändig för att säkerställa rättvis och ordnad handel
  • Vid erhållande av oren revisionsrapport skall innehållet i en sådan offentliggöras snarast
  • Byte av Certified Adviser eller likviditetsgarant

All information som offentliggörs i enlighet med Handelsplatsens regler ska innehålla namn och kontaktuppgifter till Certified Adviser. Med kontaktuppgifter avses e-mailadress och telefonnummer.

Vad som i övrigt avses icke oväsentlig betydelse får avgöras av Bolaget ledning från fall till fall. Vid tveksamhet om information ska offentliggöras ska Certified Adviser eller Handelsplatsen kontaktas för rådgivning.

5.4. Uppskjutet offentliggörande

Bolaget får skjuta upp offentliggörandet av insiderinformation förutsatt att:

  • omedelbart offentliggörande sannolikt skulle kunna skada Bolagets legitima intressen, och
  • det inte är sannolikt att ett uppskjutet offentliggörande vilseleder allmänheten, och
  • Bolaget kan säkerställa att informationen förblir konfidentiell.

Samtliga ovanstående punkter ska vara uppfyllda och beslut ska innehålla en motivering kring på vilket sätt de är uppfyllda. Bolaget ska informera Handelsplatsen om att Bolaget skjutit upp offentliggörandet av insiderinformation samt på vilken eller vilka grunder det gjorts. Beslutet bevaras därefter i skriftligt format.

När bolaget skjutit upp offentliggörande av insiderinformation och sedan offentliggör den, måste FI omedelbart informeras om detta. På begäran från FI ska bolaget dessutom lämna en skriftlig förklaring till hur villkoren för det uppskjutna offentlig-görande har uppfyllts.

5.5. Skyldighet att kontakta Handelsplatsen eller Certified Adviser

Bolaget skall kontakta Handelsplatsen eller Certified Adviser vid vissa situationer. Till exempel:

  • Bolaget ska informera Certified Adviser om händelser av betydelse för bolagets utveckling och dess verksamhet och också tillhandahålla all information som krävs för att Certified Adviser ska kunna guida Bolaget i efterlevnaden av Handelsplatsens regler
  • Bolaget ska, på begäran av Handelsplatsen, förse Handelsplatsen med all den information och dokumentation som efterfrågas av Handelsplatsen som ett led i övervakningen av att regelverket och andra lagar och regler efterföljs
  • Information som offentliggörs i enlighet med reglerna ska samtidigt som de offentliggörs tillhandahållas Certified Adviser och Handelsplatsen som ett led i övervakningen
  • Bolaget ska meddela Certified Adviser så snart som möjligt om planerad nyemission, namnbyte, split och liknade händelser (”Corporate actions”). Certified Adviser är skyldig att meddela Handelsplatsen som i sin tur går ut med ett kortfattat s k marknadsmeddelande
  • Bolaget ska meddela Handelsplatsen och Certified Adviser omedelbart om omständigheter som kan tänkas föranleda anledning till stopp i pågående handel med Bolagets aktie, som t ex misstänkt eller konstaterat läckage av ej offentliggjord insiderinformation
  • Bolaget ska kontakta Certified Adviser vid beslut om uppskjutet offentliggörande av insiderinformation
  • Om Bolaget avser att offentliggöra särskilt viktig information så skall Handelsplatsen och Certified Adviser kontaktas så snart det är praktiskt möjligt innan informationen offentliggörs
  • Om Bolagets styrelse beslutar att ansöka om avlistning av listat instrument på Handelsplatsen så skall Handelsplatsen omedelbart kontaktas

5.6. Insiderförteckning

Insiderinformation bör hållas inom en så snäv grupp som möjligt. Insiderinformation som läcker ut kan både allvarligt skada emittentens verksamhet, och resultera i otillåten handel i emittentens finansiella instrument.

Emittenter som ansökt om eller godkänt att deras finansiella instrument upptas till handel på börs, eller en MTF-plattform, ska därför fortlöpande föra en förteckning över personer som har tillgång till insiderinformation. Den kallas för insider-förteckning. Bestämmelser om insiderförteckning finns i artikel 18 i marknads-missbruksmissbruksförordningen (”MAR”).

Syftet med bestämmelserna är dels att underlätta utredningar av otillåten insider-handel, dels att motverka att personer med insiderinformation utnyttjar informationen för egen eller annans vinning. Insiderförteckningen utgör även ett instrument för emittenten att få kontroll över vilka personer som innehar specifik insiderinformation.

Insiderförteckningen ska:

  • innehålla alla de personer som vid varje tidpunkt har insiderinformation. Det gäller anställda hos emittenten eller personer som på annat vis utför uppgifter för emittentens räkning
  • vara uppdelad i separata avsnitt för respektive insiderhändelse
  • uppdateras så snart förhållandena ändras och utan dröjsmål
  • upprättas i elektroniskt format
  • sparas i minst fem år från det datum då den upprättades eller fem år från det datum då den uppdaterades
  • följa de formatkrav som finns i kommissionens genomförandeförordning (EU) 347/2016.  

Permanent insiderförteckning

För att undvika att flera poster rör samma personer i olika avsnitt i insider-förteckningarna får emittenten upprätta och uppdatera ett tilläggsavsnitt i insider-förteckningen, som kallas för avsnittet med personer som har permanent tillgång till insiderinformation. Denna förteckning ska bara inkludera personer som alltid har tillgång till all insiderinformation hos emittenten.

Insiderförteckning förd av annan än emittenten

Om en annan person som handlar på emittentens vägnar eller för emittentens räkning tar på sig uppgiften att utarbeta och uppdatera insiderförteckningen, förblir emittenten till fullo ansvarig för efterlevnaden av denna artikel. Emittenten ska alltid ha rätt till tillgång till insiderförteckningen.

Underrättelse

Emittenter eller personer som handlar på deras vägnar eller för deras räkning ska vidta alla rimliga åtgärder för att se till att alla personer som förekommer på insider-förteckningen skriftligen bekräftar att de är medvetna om de rättsliga skyldigheter som artikel 18 för med sig och de sanktioner som är tillämpliga vid insiderhandel och olagligt röjande av insiderinformation.

5.7. Hantering av insiderinformation

Anställda inom Bolaget skall följa de interna sekretesskrav som finns upprättade för att förhindra spridning av icke offentliggjord insiderinformation. Insiderförteckning upprättas av VD vid behov, uppdraget kan delegeras till COO. Insiderförteckningen innehåller uppgifter om insiderinformation, samt datum och klockslag då person som införs i denna delgavs informationen.

För externa konsulter och samarbetspartners som har tillgång till icke offentliggjord insiderinformation skall sekretessavtal upprättas.

5.8. Oväntade väsentliga resultatförändringar

Om Bolaget observerar att Bolagets resultatutveckling under ett kvartal väsentligt avviker, uppåt eller nedåt, från den bild av Bolagets situation som skapats av tidigare offentliggjord information skall detta offentliggöras.

I de fall den ”oväntade väsentliga resultatförändringen” kan antas få väsentligt kurspåverkande effekt skall Handelsplatsen underrättas i förhand.

6.    Rutiner

Det är styrelsen som ansvarar för att informationspolicyn efterföljs. Styrelsen delegerar till VD att hantera praktiska frågor så att reglerna avseende insiderförteckningen efterlevs.

6.1. Distribution

VD ansvarar för att insiderinformation i form av pressmeddelanden, delårsrapporter och årsredovisningar offentliggörs så snart som möjligt på ett icke diskriminerande sätt till allmänheten.

I VD:s frånvaro ansvarar bolagets COO för extern informationsgivning.

För distributionen används en etablerad elektronisk nyhetsdistributör, beQuoted alternativt MSM som säkerställer att Handelsplatsen, media och allmänhet samtidigt kan ta del av offentliggjord information utan dröjsmål.

6.2. Pressmeddelanden

Den viktigaste informationen tydligt ska placeras i början på pressmeddelandet, det ska vara en tydlig rubrik som på ett adekvat sätt återspeglar innehållet, kontaktuppgifter till ansvarig på bolaget skall alltid finnas med. Pressmeddelanden innehållandes insiderinformation ska förses med en etikett om att så är fallet etc.

Om det är en pressrelease som offentliggör information som kungörs enligt bestämmelserna i förordningen om marknadspåverkande information (”MAR”), skall en text om detta finnas med.

  • Av Bolaget eller dess dotterbolags mottagna betydelsefulla affärsuppgörelser eller annan insiderinformation offentliggörs som pressmeddelande av Bolaget. Uppgifter om kundens identitet och omfattning uppges i största möjliga utsträckning.
  • VD ansvarar för sammanställning och distribution av pressmeddelande, delårsrapporter, bokslutskommuniké och årsredovisning.
  • Även delårsrapporter och bokslutskommuniké publiceras som pressmeddelande.
  • Kallelse till bolagsstämma ska offentliggöras genom ett pressmeddelande. Bolaget ska snarast efter bolagsstämmans avslutande offentliggöra en kommuniké med information om väsentliga beslut som tagits på bolagsstämman.

6.2.1. Finansiella rapporter

Finansiella rapporter tas fram av bolagets ekonomibyrå, Swetzéns Ekonomitjänst AB, i samråd med VD. VD ansvarar för att rapporter kommuniceras enligt Bolagets finansiella kalender, vilken uppdateras löpande. Bolaget lämnar finansiella rapporter kvartalsvis och dessa ska lämnas inom två månader från utgången av den relevanta rapporteringsperioden. De finansiella rapporterna skall innehålla minst det som anges i punkten 4.4 i ”Nasdaq First North Growth Market – Rulebook” gällande från och med den 1 september 2019”

VD ser till att kallelse till bolagsstämmor går ut i vederbörlig tid och följer bolagsordningens formella regler gällande kallelsetid etc.

6.2.2 Sociala Medier

Bolagets VD har att utse en person som ansvarar för eventuell extern kommunikation i sociala medier och som har relevant kompetens att göra detta på ett tillfredsställande sätt. Denna person har att löpande avrapportera till VD om eventuella klagomål i dessa media på Bolagets kommunikation. VD tillser att personalen är informerad om att inlägg i sociala medier inte får göras som avser Bolaget, dess verksamhet eller andra personer verksamma i Bolaget utan särskilt medgivande från Bolagets VD.

6.2.3 Analytikermöten, prognoser m.m.

För det fall att Bolaget håller analytikermöten, kapitalmarknadsdagar eller andra former av specifik kommunikation och dialog med finansmarknadens aktörer, investerarkollektivet och ägare ska information delges endast i enlighet med denna Informationspolicy och lagstiftning i övrigt.

Bolaget har vid tidpunkten för antagandet av denna Informationspolicy inte för avsikt att lämna några prognoser avseende Bolagets finansiella resultat. För det fall att Bolaget ämnar göra det så ska Bolagets styrelse först anta en reviderad form av denna Informationspolicy i vilken formerna för prognoslämnande ska framgå.

1.3. Kontaktpersoner

Samtlig kommunikation med finansmarknaden och media för Bolagets räkning sker exklusivt genom Bolagets VD, COO och styrelsens ordförande. Andra medarbetare och befattningshavare inom Bolaget som kontaktas av investerare, aktieägare, analytiker eller media skall alltid hänvisa direkt till VD utan vidare kommentarer. Dotterbolag inom Bolaget kommunicerar inte med media utan VD:s godkännande.

1.4. Bolagets hemsida

VD ansvarar för Bolagets hemsida. Hemsidan uppdateras med nödvändig information enligt marknadsplatsens krav. På hemsidan ska pressmeddelanden, finansiella rapporter, information från bolagsstämman, bolagsordningen samt ägande och kontaktinformation offentliggöras. Hemsidan ska även innehålla uppgifter om styrelse, VD, övriga ledande befattningshavare, revisor och information om kommande bolagsstämma. VD ansvarar för att hemsidan innehåller aktuell och korrekt information. Hemsidan är www.onlinebrands.se

1.5. Bolagets personal

Personal i Bolaget som på grund av sin ställning fått insiderinformation får inte innan informationen blivit allmänt känd eller upphört att ha betydelse för kurssättningen köpa eller sälja sådana finansiella instrument på värdepappersmarknaden. Informationen får inte heller användas till att med råd eller på annat sådant sätt föranleda någon till köp eller försäljning av detta slag.

1.6. Handel med Bolagets värdepapper

Vid handel med Bolagets värdepapper ska personer i ledande ställning, vilket innefattar styrelseledamot, -suppleant, VD, övriga ledande befattningshavare, revisor och revisorssuppleant i Bolaget eller dess moderbolag och andra som kan komma att definieras som sådan av Bolaget, samt närstående till dessa personer följa ”trettiodagarsregeln”. Det innefattar att berörda personer inte får handla med aktier eller andra finansiella instrument i Bolaget 30 dagar före offentliggörandet, rapportdagen inkluderad, av ordinarie delårsrapporter. Utan hinder av trettiodagars-regeln får:

  • Aktier avyttras enligt villkoren i ett offentligt erbjudande om köp av aktier,
  • Avyttring samt utnyttjande ske av tilldelade emissionsrätter och inlösenrätter samt andra liknande rätter såsom omvandlingsrätter.

7.    Policy beträffande selektiv information

Handelsplatsens regelverk har ett allmänt förbud mot selektiv information.

Undantagsvis kan i särskilda fall icke offentliggjord potentiellt kurspåverkande information lämnas till utomstående (selektiv information) utan att den samtidigt offentliggörs:

  • Information till större aktieägare eller tilltänkta aktieägare vid sondering inför planerad nyemission,
  • information till rådgivare som Bolaget anlitar för t ex prospektarbete inför en planerad emission eller annan affär av större omfattning,
  • tilltänkt budgivare eller målbolag i samband med förhandlingar om uppköpserbjudande,
  • Information som begärs av s.k. ratinginstitut inför kreditvärdering eller
  • Information om investeringsplaner och förväntad lönsamhetsutveckling inför viktiga kreditbeslut.

Möjligheten att göra undantag skall användas med stor restriktivitet och under ständigt övervägande om den efterfrågade informationen behövs för ändamålet. Om informationen lämnas selektivt bör denna i normalfallet kunna offentliggöras i ett senare skede för att upphäva ”insider positionen” för dem som mottagit informationen.

Bolaget skall göra klart för mottagaren av informationen att denna måste behandla informationen som konfidentiell och att denne genom att motta information blir ”insider” och därmed enligt lag är förbjuden att utnyttja den för egen eller annans vinning. Bolaget skall också noggrant föra noggranna anteckningar om vem som fått tillgång till den selektiva informationen, tidpunkt och vad informationen avsåg i en loggbok (se avsnittet om insiderförteckning ovan).

I särskilt känsliga fall skall alltid ett sekretessavtal upprättas med informations-mottagaren.

7.1. Policy beträffande offentligt erbjudande om förvärv

Pågår inom Bolaget förberedelser att till en vidare krets lämna offentligt erbjudande om förvärv av aktier eller därmed jämställda finansiella instrument i ett annat börs-bolag, skall Bolaget omedelbart underrätta Certified Adviser och Handelsplatsens bolagsövervakning när skälig anledning föreligger att förberedelserna kommer att leda till offentligt erbjudande. Loggbok skall då föras.

Har Bolaget underrättats om att annan planerar lämna Bolagets ägare ett offentligt erbjudande om förvärv av aktier eller därmed jämställda finansiella instrument i Bolaget, och har inte detta offentliggjorts, skall Bolaget omedelbart underrätta Certified Adviser och Handelsplatsens bolagsövervakning därom att det finns skälig anledning anta att planen kommer att realiseras.

Vid större förvärv omfattas informationsgivningen av ett omfattande regelverk.

8.    Agerande vid oförutsedda händelser, informationsläckage och rykten

Bolagets VD är primärt ansvarig för att om Bolaget fått kännedom om att insider-information kan ha läckt till utomstående och om ett offentliggörande inte är möjligt ska Handelsplatsens bolagsövervakning omedelbart kontaktas. Om omständligheterna som ligger till grund för den information som börjat få spridning kan offentliggöras skall så snarast ske.

Ett ”läckagemeddelande” bör finnas förberett för att snabbt kunna hantera en dylik situation som kräver snabbt agerande. Bolagets policy skall vara att aldrig kommentera rykten eller dylikt.

8.1. Kriser

Under en krissituation eller vid negativ publicitet är det VD som avgör mediastrategin. I VD:s frånvaro ansvarar bolagets COO för detta. Certified Adviser och Handelsplatsen kan kontaktas för rådgivning.

Comments are closed.